Polityka Prywatności

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez firmę Hypogptero prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wypożyczania motocykli.

Polityka została opracowana zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).

Chronimy prywatność naszych klientów i dbamy o bezpieczeństwo ich danych osobowych. Przetwarzamy dane wyłącznie w celach niezbędnych do świadczenia usług oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Administrator Danych

Administratorem danych osobowych jest:

Hypogptero
ul. Krakowska 15
00-001 Warszawa
Polska

Telefon: +48 22 123 45 67
Email: [email protected]
Email do spraw ochrony danych: [email protected]

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z nami pod powyższymi adresami. Odpowiadamy na zapytania w ciągu 30 dni od daty ich otrzymania.

3. Kategorie Przetwarzanych Danych

W zależności od rodzaju usługi przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

3.1. Dane przy wypożyczeniu motocykla

Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia)
Dane kontaktowe (adres zamieszkania, telefon, email)
Numer i dane prawa jazdy
Numer i dane dowodu osobistego
Dane karty płatniczej (w celu pobrania kaucji)
Podpis

3.2. Dane przy korzystaniu ze strony internetowej

Adres IP
Typ przeglądarki i systemu operacyjnego
Dane o aktywności na stronie (pliki cookie)
Adres email (przy zapisie do newslettera)

3.3. Dane przy kontakcie

Imię i nazwisko
Adres email
Numer telefonu
Treść wiadomości

4. Cele Przetwarzania Danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

4.1. Świadczenie usług wypożyczenia motocykli

Zawarcie i wykonanie umowy wypożyczenia
Identyfikacja klienta i weryfikacja uprawnień do jazdy
Pobranie i zwrot kaucji
Kontakt w sprawach związanych z wypożyczeniem

4.2. Działania marketingowe

Wysyłanie newslettera (za zgodą)
Informowanie o promocjach i nowych usługach
Prowadzenie badań satysfakcji klientów

4.3. Obsługa reklamacji i pytań

Odpowiadanie na zapytania
Rozpatrywanie reklamacji
Udzielanie pomocy technicznej

4.4. Wypełnienie obowiązków prawnych

Prowadzenie dokumentacji księgowej
Wystawianie faktur
Archiwizacja dokumentów zgodnie z prawem

5. Podstawy Prawne Przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy na podstawie następujących podstaw prawnych:

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - wykonanie umowy

Przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy wypożyczenia motocykla, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

Dotyczy: dane przy wypożyczeniu, faktury, dokumentacja umowy

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda

Osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w określonym celu.

Dotyczy: newsletter, marketing, pliki cookie analityczne i marketingowe

Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - obowiązek prawny

Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Dotyczy: dokumentacja księgowa, archiwizacja

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - prawnie uzasadniony interes

Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora.

Dotyczy: bezpieczeństwo IT, analityka strony, obsługa zapytań

6. Odbiorcy Danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Dostawcy usług IT - hosting, zarządzanie stroną internetową, systemy CRM
Firmy księgowe - prowadzenie księgowości zgodnie z prawem
Firmy ubezpieczeniowe - w przypadku szkód związanych z wypożyczeniem
Dostawcy usług płatniczych - obsługa płatności i kaucji
Dostawcy usług marketingowych - wysyłka newslettera (za zgodą)
Organy publiczne - w przypadku żądań opartych na przepisach prawa

Wszyscy odbiorcy danych zobowiązani są do zachowania poufności i ochrony danych osobowych zgodnie z RODO.

7. Okres Przechowywania Danych

Dane osobowe przechowujemy przez okresy określone poniżej:

Umowy wypożyczenia

Okres: 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym nastąpiło wypożyczenie

Podstawa: Ustawa o rachunkowości

Okres: Do momentu cofnięcia zgody lub wypisania się

Podstawa: Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Zapytania i korespondencja

Okres: 3 lata od ostatniego kontaktu

Podstawa: Prawnie uzasadniony interes

Pliki cookie

Okres: Od 1 miesiąca do 2 lat (w zależności od typu)

Podstawa: Zgoda lub prawnie uzasadniony interes

8. Prawa Osoby, Której Dane Dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące prawa:

8.1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych oraz otrzymania kopii tych danych.

8.2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)

Prawo do żądania sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

8.3. Prawo do usunięcia (art. 17 RODO)

Prawo do żądania usunięcia danych w określonych przypadkach (np. cofnięcie zgody).

8.4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.

8.5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przeniesienia ich do innego administratora.

8.6. Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO)

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w określonych przypadkach.

8.7. Prawo cofnięcia zgody

Zgoda może być w każdej chwili cofnięta. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

8.8. Prawo do wniesienia skargi

Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku naruszenia przepisów RODO.

Jak skorzystać z przysługujących praw?

W celu skorzystania z powyższych praw prosimy o kontakt:

Email: [email protected]
Telefon: +48 22 123 45 67
Poczta: ul. Krakowska 15, 00-001 Warszawa

Żądanie zostanie rozpatrzone w ciągu 30 dni od daty otrzymania.

10. Bezpieczeństwo Danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych:

10.1. Środki techniczne

Szyfrowanie danych podczas transmisji (SSL/TLS)
Regularne aktualizacje systemów i oprogramowania
Kontrola dostępu do serwerów i baz danych
Regularne kopie zapasowe danych
Monitorowanie bezpieczeństwa systemów IT

10.2. Środki organizacyjne

Szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych
Procedury kontroli dostępu do danych
Umowy z podmiotami przetwarzającymi dane
Procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa
Regularne audyty bezpieczeństwa

10.3. Naruszenie ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych podejmujemy następujące działania:

Natychmiastowe zabezpieczenie systemów
Ocena ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych
Zgłoszenie naruszenia do UODO w ciągu 72 godzin (jeśli wymagane)
Powiadomienie osób, których dane dotyczą (jeśli istnieje wysokie ryzyko)
Dokumentacja incydentu i podjętych działań

11. Zmiany Polityki Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Zmiany mogą wynikać z:

Zmian w przepisach prawa
Rozwoju naszej działalności
Wprowadzenia nowych usług lub funkcjonalności
Poprawy bezpieczeństwa danych

O istotnych zmianach poinformujemy:

Poprzez powiadomienie na stronie internetowej
Poprzez email (w przypadku posiadania adresu email)
Poprzez SMS (w przypadku istotnych zmian dotyczących klientów)

Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki Prywatności w celu bycia na bieżąco z informacjami o tym, jak chronimy Państwa dane.

12. Kontakt w Sprawach Ochrony Danych

Administrator danych osobowych